- En una empresa promedio solo 27% de las aplicaciones están conectadas entre sí; el resto funciona como islas.
- Unir sistemas y controlar quién consulta los datos son dos problemas distintos, con herramientas distintas.
- Dibujar en una hoja qué datos copias a mano te dice qué necesitas antes de pagar por algo.
Respuesta corta: si pierdes tiempo copiando datos de una herramienta a otra, tu problema es de conexión. Si tu preocupación es quién puede ver o usar esos datos, es de control de acceso. Confundirlos es la forma más común de comprar lo que no necesitas.
La distinción viene del mundo de las grandes empresas, pero se aplica igual a un negocio local con cinco herramientas y mucho trabajo manual entre ellas.
El dato que explica la prisa
Dicho de otra manera, casi tres de cada cuatro programas trabajan por su cuenta. La información se captura dos veces, los procesos se atoran donde termina una herramienta y empieza otra, y nadie ve el negocio completo.
Problema uno: que tus herramientas se hablen
Las plataformas de integración, conocidas por sus siglas iPaaS, son servicios en la nube que conectan aplicaciones y fuentes de datos y permiten automatizar procesos. Piensa en ellas como el cartero que lleva la información de un sistema a otro sin que nadie la teclee dos veces.
- Conectan aplicaciones en la nube y mueven datos entre sistemas separados.
- Automatizan procesos: un evento en un sistema dispara una acción en otro, sea en la nube o en un equipo local.
- Mantienen la información consistente entre sistemas nuevos y viejos.
- Traen conectores ya preparados para cientos de herramientas, con poco o nada de programación.
Problema dos: quién entra y qué puede hacer
La gestión de interfaces, o gestión de APIs, atiende otra necesidad. Una API es la puerta por la que un sistema ofrece sus datos a otro. Gestionarlas significa decidir quién tiene llave, qué puede ver y cómo se retira una puerta vieja sin que se caiga todo.
- Protege los puntos de acceso con permisos, verificación de identidad y cifrado.
- Reúne las reglas en un solo lugar para todas las interfaces.
- Mide quién usa qué y con qué frecuencia.
- Retira versiones antiguas sin dejar fuera a quienes aún las usan.
Un ejemplo con una tienda
Imagina un negocio que vende en línea y en mostrador. El inventario está en una herramienta, las ventas en otra y la facturación en una tercera. Si nadie las conecta, alguien pasa cifras a mano cada noche y, de vez en cuando, se equivoca.
Conectar las tres es un asunto de integración. Si un día quieres dar acceso a un distribuidor para que vea tus existencias, entonces entra el segundo problema: qué puede ver y qué no. Son necesidades distintas y pagar por la equivocada sale caro.
OpiniónNo importa cuántas herramientas tengas. Importa cuántas intercambian información sin que tú tengas que ser el puente.
Cómo decidir qué te falta
- Si tus sistemas no se hablan, empieza por integrarlos.
- Si lo que te preocupa es proteger lo que compartes con terceros, mira la gestión de accesos.
- Haz un inventario de tus herramientas y marca las que intercambian datos a mano.
- Toma una tarea que atraviese tres programas y automatízala como experimento.
- Si manejas datos delicados, pregunta si la herramienta puede alojarse en servidores tuyos.
- Pagar por conectar programas cuando en realidad querías controlar accesos, o al revés.
- Aceptar que los datos se copien a mano y se descuadren de vez en cuando.
- No saber cuántas herramientas usa tu negocio ni cuáles se hablan.
- Decidir con la comparación de una empresa que compite en esa categoría.
- Automatizar un proceso que ni siquiera tienes bien definido.
Preguntas que suelen surgir
¿Qué significa que solo 27% estén integradas?
Que casi tres de cada cuatro programas de una empresa típica de gran tamaño trabajan sin conexión con otros. Es un promedio corporativo, no el de un negocio local.
¿Para qué sirve una plataforma de integración?
Para enlazar programas, llevar información de uno a otro y automatizar tareas sin teclear dos veces lo mismo.
¿Y la gestión de APIs?
Atiende otra necesidad: abrir, cuidar y vigilar las entradas a tus servicios y datos cuando otros sistemas o personas los consultan.
Y si lo que te falta es un sitio
Antes de conectar herramientas conviene tener en orden la principal: un sitio profesional que reciba a tus clientes y los dirija a WhatsApp o a un formulario. En Mi Web PyME el sitio cuesta $3,000 MXN + IVA al año e incluye botón de WhatsApp y formulario; la tienda en línea, con pago con tarjeta y confirmación automática de pedidos, cuesta $4,000 MXN + IVA al año.
Haz hoy un listado de las herramientas de tu negocio y marca cuáles comparten datos con otra. Ese porcentaje de conexión es tu primer indicador.
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